Mais profissionalização precisa-se
O workshop, realizado em parceria com a AIP Congressos e a Associação de Turismo de Lisboa, no Centro de Congressos de Lisboa, foi justificado pela necessidade de uma maior profissionalização […]

Fátima Valente
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O workshop, realizado em parceria com a AIP Congressos e a Associação de Turismo de Lisboa, no Centro de Congressos de Lisboa, foi justificado pela necessidade de uma maior profissionalização por parte das associações (científicas, médicas e profissionais, etc) na organização de congressos. O?evento foi também aproveitado para promover o estreitamento de laços entre os PCO’s e as associações.
Estêvão Leitmann, da AIMS Lisbon, responsável da área dos congressos falou da “Importância e serviços de um PCO”. Já Alexandra Baltazar, explicou os apoios institucionais do Lisboa Convention Bureau à angariação de congressos para a cidade e avançou as ferramentas de que dispõe para a promoção dos eventos.
Susanne Kostka, responsável pela área de formação da IAPCO – Associação Internacional dos Organizadores Profissionais de Congressos (organização de que a AIMS Lisbon é membro) foi a oradora convidada, tendo abordado a “Importância de um congresso internacional para uma associação nacional”. A mesma responsável traçou algumas tendências a nível global.
Um dos aspectos mais focados na sua intervenção foi a necessidade de obter mais financiamento por parte dos governos, de forma a fazer face à diminuição de patrocínios que se tem vindo a verificar nos congressos. “É importante fazer ver aos governos que não é só o turismo que é importante, pois os incentivos geram muitas receitas para a economia das cidades”, justificou, dando o exemplo da capital austríaca: “Viena só está onde está no ranking da ICCA porque recebe muitos fundos para congressos. Isso é uma atitude inteligente por parte da cidade, porque no fundo, esta vai receber três vezes mais o investimento dispendido.
A responsável da IAPCO defendeu ainda o lobbying junto da União Europeia, tanto por parte da associação que representa como por parte dos convention bureaux. “Enquanto IAPCO, tentamos ter uma boa relação com a União Europeia. Todos os membros da nossa associação têm estabelecido contactos individuais com a União Europeia, mas agora estamos a tentar criar um Capítulo para uma abordagem conjunta e mais bem sucedida”, sublinhou.
“Pensar fora da caixa” foi o conselho deixado aos presentes. “O reconhecimento da UE já vai acontecendo, mas ainda há um longo caminho a percorrer, até porque, é comum os PCO’s pré-financiarem os congressos”, salientou.
2009 é uma incógnita
Em 2007, os PCO’s membros da IAPCO organizaram 4000 congressos, que geraram 2.9 mil milhões de euros, o que ilustra a dimensão da Meeting Industry para a economia.
Os números de 2008 já estão apurados mas só serão divulgados na IMEX. Mas ainda assim, Susanne Kostka deixa antever um bom resultado para a indústria de MI. “Os resultados vão ser melhores do que os de 2007. Em 2009 é que não sabemos o que irá acontecer”. Na opinião de Kostka, “continuará a haver reuniões governamentais”, aliás, “em épocas de crise há uma maior necessidade de reunir para encontrar soluções”, defende. O sentimento é que “as associações profissionais também não vão parar de reunir”, mas que “o nível de participações nas reuniões irá provavelmente abrandar, uma vez que há cada vez menos patrocínios”.
A indefinição é grande no planeamento. Por exemplo, “enquanto nas reuniões das associações há datas marcadas com dois ou três anos de antecedência, nas reuniões corporate não se sabe o que se vai passar nos próximos dois ou três meses”. “Não sabemos se vamos ou não ver a luz ao fundo do túnel. Last minute, flexibilidade e reacção imediata são as palavras que mais se ouvem agora no nosso negócio”, confessa Kostka.
A responsável traça mesmo um paralelismo no processo de decisão entre o 11 de Setembro e o momento actual: “Sentimos que estamos a viver o mesmo last minute que vivemos no pós 11 de Setembro. Na altura houve uma espécie de paralisação, as empresas deixaram de fazer reuniões durante alguns meses. E é o que se está a passar agora, em que as respostas são cada vez mais tardias”.Esse “esperar para ver” é mais notório nalguns sectores de actividade do que noutros. “Actualmente, vemos isso na indústria automóvel, por exemplo. Também não estou a ver os bancos a levarem a cabo grandes eventos porque as pessoas não iriam entender essa atitude. Mas também há sempre outras empresas com as quais esperamos fazer reuniões”, exemplifica Susanne Kostka.
E os destinos, como ficam perante o expectável abrandamento de congressos? A responsável da IAPCO lembra que os destinos precisam de mais do que Sol para vingarem. “Com a situação económica e financeira actual, os decisores vão analisar bem onde vão querer fazer as suas reuniões e vão evitar destinos caros”, refere, alertando que “o sucesso dos destinos também vai depender do quão activas são as associações nacionais”.
Candidaturas a congressos
“Ter um bom marketing é fundamental”
Susanna Tocca, sócia-gerente da AIMS, traçou um balanço muito positivo desta primeira iniciativa, tendo adiantado que o próprio evento suscitou alguns pedidos por parte de associações presentes. “Tivemos alguns pedidos, desde solicitações de apoio numa candidatura, a pedidos para apresentar orçamentos”, explicou. Face ao sucesso do seminário no CCL, Susanna Tocca avançou ainda que é provável que a AIMS repita a iniciativa no Porto no segundo semestre deste ano.
A responsável lembrou a importância da rede de contactos: “Muitas vezes as associações desconhecem as ferramentas e as facilidades que têm para a organização de congressos. Por isso quisemos reunir os três intervenientes: o Convention Bureau e a ATL, para falar dos apoios institucionais, a AIMS, do ponto de vista empresarial, e a AIP Congressos para falar da qualidade das instalações e serviços. Resolvemos trazer a Susan Kostka, directora do departamento de formação da IAPCO, com o objectivo de mostrar o papel das associações no quadro internacional e e as novas tendências”.
O debate da profissionalização das associações era outra das metas da AIMS. “Se queremos competir com os congressos internacionais, o argumento já não pode ser só o Sol; tem de haver uma postura forte das associações. Em Portugal, os contactos são mais informais, o que não é negativo, mas devemos aproveitar para, a médio e longo prazo, criarmos estruturas dentro das associações portuguesas de forma a que estas se adaptem mais aos padrões internacionais”, sublinhou. Convicta de que “a gestão proveitosa de uma associação é a base para uma candidatura a um congresso internacional”, a sócia-gerente da AIMS Lisbon, lembra que o trabalho das Association Management Companies é cada vez mais determinante para o sucesso de uma candidatura . “As associações hoje em dia já não são um conjunto de sócios com os mesmos interessses, têm de trabalhar activamente em prol dos seus membros. Ter um bom marketing é fundamental nas candadituras de congressos internacionais. Por isso é que nós nos propomos como organizador profissional de congressos e como companhia que pode gerir associações”, concluiu.