O que as empresas precisam saber para poupar 20% nas viagens de negócios
Digitalizar, automatizar e integrar todos os processos de gestão e gastos de viagens de negócios num único sistema permite às empresas reduzir o tempo gasto e economizar custos, assegura a Consultia Business Travel.
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A empresa que atua no mercado da gestão integral de viagens de negócios, identifica 10 fatores a implementar nas empresas para economizar até 20% do orçamento dedicado às viagens de negócios.
A Consultia Business Travel considera que o novo panorama empresarial está a mudar e, consequentemente, a gestão de gastos nas viagens de negócios é um desafio para muitas empresas, sendo que, as organizações enfrentam cada vez mais a necessidade de tornarem os processos de gestão das viagens corporativas mais eficientes e economizarem custos com isso.
Realça que, através da implementação da digitalização em todas as áreas de negócio é possível otimizar processos, evitar erros e tornar a experiência de gestão das viagens muito mais eficiente para toda a equipa.
Os 10 fatores apontados pela Consultia Business Travel e que devem ser tidos em conta passam, nomeadamente, por cumprir as políticas da empresa e poupar entre 5-15% do orçamento disponível para as viagens de negócios, pois através deste método uma empresa com um volume anual de viagens de 200 mil euros pode poupar até 30 mil euros.
Por outro lado, automatizar os processos de autorização e aprovação das viagens permite economizar até 70% do tempo da equipa nesta área, enquanto é necessário atribuir digitalmente as despesas de viagem aos projetos ou unidades correspondentes.
Eliminar despesas de integração entre fornecedores com a integração de uma solução única para a empresa, é outro fator importante. A empresa que atua no mercado da gestão integral de viagens de negócios, destaca também que a tecnologia avançada do sistema de gestão SaaS, software como serviço, juntamente com o serviço personalizado de um profissional especializado, permite às empresas e às equipas reduzir recursos, custos, ganhar em transparência e eliminar as tradicionais taxas de gestão, ao mesmo tempo que, reunir toda a documentação de viagem na agenda online do colaborador, permite reduzir perdas de tempo de reclamação e extravio.
É, igualmente primordial contar com um sistema de informação que permita ter o histórico e preparar facilmente os orçamentos anuais, poupando, assim, 75% do tempo gasto.
A integração de processos de gestão de viagens com diversos sistemas internos da empresa (ERP), permite eliminar ilhas de informação na empresa e acelerar a tomada de decisões diariamente. Digitalizar despesas e subsídios é um fator que possibilita também reduzir o tempo e eliminar erros manuais ao integrar todas as despesas de viagem num único sistema.
Finalmente, contar com um Personal Travel Assistant dedicado e pronto a ajudar a equipa da empresa com quaisquer dificuldades que possam surgir, poupa recursos e tempo ao cliente e o passageiro concentra-se no motivo da sua viagem.
Para aumentar o volume de negócios e conseguir economizar nas viagens corporativas, as empresas devem ajustar os critérios da empresa, implementar sistemas que se adaptem aos critérios organizacionais e que forneçam aos passageiros ferramentas para planear e personalizar a experiência de viagem com custos reduzidos, trazendo eficiência a todo o processo, defende ainda a Consultia Business Travel.
Refira-se que a Destinux, solução digital e humana que disponibiliza a gestão de forma eficiente das viagens de negócios desenvolvida pela Consultia Business Travel, permite otimizar os 10 processos através dos quais as empresas conseguem poupar até 20% no orçamento total.
Graças ao Destinux, muitas empresas podem deixar de perder tempo e dinheiro na gestão das suas viagens corporativas e melhorar a experiência da sua equipa e, consequentemente, o ambiente no escritório. É a solução que digitaliza e automatiza a gestão das viagens corporativas e se integra com os sistemas dos clientes, sem perder a atenção humana através de um Personal Travel Assistant, que assiste os passageiros durante todo o processo e em qualquer imprevisto e emergência.